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Liebe Leserinnen und Leser,

mit dem Beginn des neuen Schuljahrs ist auch eine deutliche Aufbruchsstimmung für Erasmus+ Aktivitäten festzustellen. Aktuell stehen vor allem Anfragen in Bezug auf konkrete Projekte als auch für längerfrisitge Planungen bzw. Antragsmöglichkeiten im Vordergrund. Gleichzeitig gilt es aber als Projektkoordinatorin oder als Projektkkordinator immer wieder neue Herausforderungen zu meistern, die sich insbesondere im Rahmen der administrativen Abwicklung der Projekte gegenüber der NA beim BIBB ergeben. In diesem Zusammenhang danke ich Ihnen für meine Wahl in den Nutzerbeirat; zusammen mit der Wahl einer Kollegin, die ebenfalls aus dem staatlichen, bayerischen Bereich stammt, sollte es uns gelingen, für möglichst schulfreundliche und transparente Abläufe einzutreten.
Häufig helfen aber auch Informationen über verschiedene Stationen in den administrativen Abläufen, welche ich Ihnen mit diesem Newsletter schwerpunktmäßig näher bringen möchte.
Sehr gerne unterstütze ich Sie bei Ihren Fragestellungen mit individueller Beratung, aber auch mit Fortbildungen.
Viel Spaß beim Lesen wünscht Ihnen

Robert Stolzenberg
Referent für Erasmus+ Berufsbildung am ISB
Beneficiary Module
Mit der neuen Programmgeneration wurde als Nachfolger für das Mobility Tool+ das Beneficiary Module eingeführt.

Diese Einführung erfolgte leider stark verzögert und der fehlerfreie, volle Funktionsumfang wird noch auf sich warten lassen.

Die Neuigkeiten zum Beneficiary Module sind nachfolgend zusammengefasst:
  • Sie erhalten eine E-Mail mit dem Betreff „Beneficiary Module - Project initiation", wenn Ihr Projekt darin freigeschaltet wurde. Am 28.09. erfolgt die Freischaltung aller Projekte aus dem Antragsjahr 2022.
  • Der Funktionsumfang ist bezogen auf die üblichen Eingaben weitestgehend vollständig, so dass sowohl Partner als auch Mobilitäten angelegt und verwaltet werden können.
  • Auch die Einholung der Teilnehmendenberichte erfolgt seit Juli nunmehr, wie gewohnt, automatisch am letzten Tag der angelegten Mobilität. Bitte weisen Sie aber die Teilnehmenden darauf hin, dass die Nachricht von einer EU E-Mail Adresse stammt und gelegentlich im Spam-Ordner landet. Ebenso lässt sich die Einladung zum Teilnehmendenbericht mittlerweile auch händisch auslösen und der Teilnehmende erhält dann die notwendige E-Mail.
  • Leider ist die Darstellung, ob die Teilnehmendenberichte abgegeben wurden, noch nicht fehlerfrei! Halten Sie bitte daher Ihre Teilnehmenden dazu an, eine pdf Kopie Ihres Teilnehmendenberichts am Ende der Befragung zu sichern. Im Falle von Fehlfunktionen haben Sie damit einen von der NA beim BIBB akzeptierten Nachweis.
  • Im Bereich der Massendatenverarbeitung ist der nunmehr mögliche Export der Liste aus Mobilitäten implementiert. Funktionen für den Import bzw. zum Kopieren von Mobilitäten fehlen aktuell. Diese sind vorgesehen, aber noch nicht in der Variante des Beneficiary Modules für die berufliche Bildung umgesetzt.
  • Zwischen dem 9. und dem 15. September gab es schwerwiegende Fehler in der Berechnung der Budgets, was vor allem das Bearbeiten möglicher Änderungsanträge massiv beeinträchtigte. Diese Fehler sind mittlerweile behoben. Sollten Sie aber in Zukunft Ungereimtheiten feststellen, können Sie sich gerne an mich bzw. direkt an die NA beim BIBB wenden.
  • Die meisten vermeintlichen Berechnungsfehler des bereits "deklarierten" Budgets, also des konkreten Anspruches ergeben sich in der Praxis aus dem Status der Mobilitäten. Dieser muss auf "Complete" stehen, um sowohl beim Budget, aber auch beim Einholen der Teilnehmendenberichte berücksichtigt zu werden. Mobilitäten mit dem Status "Draft" haben lediglich informativen Charakter und werden in der weiteren Verarbeitungslogik des Moduls nicht berücksichtigt.
Gerne weise ich auf die sehr gute und fortlaufend aktualisierte Dokumentation des Beneficiary Modules hin, die Sie online hier finden (in englischer Sprache). Eine deutschsprachige Anleitung zum Herunterladen finden Sie aus dem schulischen Bereich vom PAD hier.
Online Linguistic Support (OLS)
Die erfahreneren Projektträgerinnen und Projektträger kennen den "Online Linguistic Support" (kurz: OLS), welchen man zur Festellung von Sprachniveaus aber auch zum Erlernen der im Projekt verwendeten Sprache verwenden konnte.
Auch OLS wurde im Zuge der Neugestaltung der EU-Werkzeuge auf eine neue Plattform, die EU Academy überführt, und soll mittelfristig in die Projektplattform parallel zum Beneficiary Module integriert werden.
Leider erfolgt auch diese Überführung verzögert und noch nicht fehlerfrei, was konkret dazu führt, dass sich das neue OLS bis auf Weiteres in einer Testphase befindet.

Sofern Sie OLS dringend nutzen müssen, bitte ich die Hinweise der NA beim BIBB unter diesem Link zu berücksichtigen.

In der Regel sollten Sie aber die endgültige Neugestaltung des OLS beruhigt abwarten können, da die Nutzung dieses Systems ab dem Antragsjahr 2022 nicht mehr verpflichtend ist. 
Formales
Bis Mai 2023 werden viele von Ihnen "alte" Projekte abschließen und dabei Kosten geltend machen, die aufgrund von Corona-bedingten Projektänderungen oder -absagen entstanden sind. Bitte berücksichtigen Sie bei den entsprechenden Einträgen im Mobility Tool diese Anleitung.

Bitte beachten Sie ebenfalls, dass Sie zusammen mit dem Abschlussbericht die  verbindliche nationale Anlage hochladen müssen. Dieses Format hat sich geändert, so dass Sie ggfs. ältere vorhandene Formulare nicht mehr nutzen können. Der Abschluss ist in dieser Anleitung ab Punkt 9. beschrieben.

Im Anschluss an den Versand Ihres Berichts erhalten Sie von der NA beim BIBB eine Neufestsetzung Ihres Budgets. Dabei kann es vorkommen, dass Ihnen die Organisationsmittel für kurzfristig abgesage Mobilitäten trotz richtiger Eintragung nicht gewährt werden. Sollte dies bei Ihnen der Fall sein, empfehle ich per Mail Einspruch gegen die Festsetzung der NA beim BIBB einzulegen. In diesem Einspruch sollten Sie kurz schildern, wie es zu dem Storno kam und den Stornierungsgrund belegen. Hierfür ist sinnvollerweise, je nach Fallart, eines der folgenden Dokumente beizulegen:
  • Absage der aufnehmenden Einrichtung,
  • KMS des betroffenen Zeitraums, das Schülerfahrten untersagte oder
  • Reisehinweise des RKI (z.B. Deklaration als Risikogebiet) im Hinblick auf Ihr Zielland. Das Archiv der Reisehinweise finden Sie hier.
Termine
Bitte berücksichtigen Sie bei Ihren Planungen, dass die Antragsfrist für die Akkreditierung in diesem Jahr am 19. Oktober 2022 endet.

Mit der Entwurfsfassung des Programmleitfadens für das Jahr 2023 (Stand Juli 2022) konkretisieren sich auch die kommenden Antragstermine. Dabei dürfte insbesondere der geplante Termin für den Mittelabruf am 23.02.23 für viele von Ihnen relevant sein.

Sollten Sie bereits im Jahr 2021 eine Akkreditierung erlangt und einen Mittelabruf getätigt haben, dann können Sie noch bis zum 30.09. einen Änderungsantrag im Beneficiary Module einreichen. Aufgrund der bisher aufgetretenen Probleme ist eine  Verlängerung durch die europäische Kommission sehr wahrscheinlich.
Erasmus@ISB
Mit dem Mittelabruf des ISB erfolgte ab 01.06.2022 auch gleichzeitig der Startschuss für Erasmus@ISB. Dabei kann das ISB als Konsortialführer Schulen bzw. Einrichtungen als Partnereinrichtungen aufnehmen und ihnen so in einem vereinfachten Verfahren und ohne schuleigene Akkreditierung den Zugang zu Fördermitteln des Programms ermöglichen. Erasmus@ISB richtet sich insbesondere an Schulen und Einrichtungen, die bisher noch nicht am Programm teilgenommen haben und die Möglichkeiten des Programms kennenlernen möchten

Da bereits in dieser kurzen Zeit drei Mobilitätsprojekte mit unterschiedlichen Einrichtungen vollständig abgeschlossen werden konnten, zeigt sich auch im Rückblick, dass die Niederschwelligkeit dieses zusätzlichen Unterstützungsangebots tatsächlich erreicht wurde.

Gleichzeitig eröffnen sich neue Möglichkeiten in der Zusammenarbeit mit anderen Dienststellen. Beispielsweise planen wir mit dem pädagogischen Institut der Stadt München zwei gemeinsame Projekte im Bereich der Lehrerfortbildung sowie Mobilitäten von Schülerinnen und Schüler, die aus Betrieben stammen, die sowohl mit staatlichen Schulen als auch mit denen der LHM kooperieren.

Nähere Informationen zu Erasmus@ISB finden Sie hier.
Fortbildungen
Das ISB und unsere Erasmus+ Multiplikatorinnen und Multiplikatoren bieten regelmäßig Fortbildungsveranstaltungen zum EU-Bildungsprogramm an. Neben den etablierten online-Formaten zur Antragsstellung für die Akkreditierung sowie für den Mittelabruf werden wieder bayernweit komplementäre Präsenzveranstaltungen stattfinden, um den wertvollen Austausch unter Ihnen wiederzubeleben.
Vor diesem Hintergrund sind in diesem Schuljahr die folgenden Veranstaltungen geplant:
  • Vernetzungstreffen vom 21.-23.11. in Bamberg. Diese Veranstaltung ist mit etwa 40 Teilnehmenden geplant und soll den Austausch unter den Projektträgerinnen und Projektträgern neu beleben. Nähere Informationen zu Inhalten und zur Anmeldung finden Sie in dem parallel versandten KMS.
  • Erasmus+ Akkreditierung (Antrags-Workshop) vom 22.-24.05.2023 in Dillingen. Dieser Workshop richtet sich an Schulen, die im Jahr 2023 einen Akkreditierungsantrag einreichen wollen. Die Ausschreibung erfolgt über die ALP in FIBS.
  • Hilfe bei der Abrechnung vom 24.-26.05.2023 in Dillingen. Dieser Workshop soll Sie im Tagesgeschäft Ihrer Projekte begleiten und Sie vor allem bei der fianziellen Abwicklung unterstützen. Die Ausschreibung erfolgt über die ALP in FIBS.
    Dieser Workshop wird zwei Mal angeboten:
    vom 24.-26.05.2023 in Dillingen
    vom 28.-30.06.2023 in Gars
Impressum
Staatsinstitut für Schulqualität und Bildungsforschung (ISB)
Grundsatzabteilung
Schellingstr. 155, 80797 München
E-Mail: abt.ga@isb.bayern.de

Verantwortlich:
Direktor Anselm Räde

Die E-Mail-Adresse, von der dieser Newsletter versendet wird, dient ausschließlich der
Distribution und ist keine Kontaktadresse.

Bitte nehmen Sie möglichst direkt mit dem/der zuständigen Ansprechpartner/in Kontakt auf:
EU-Bildungsprogramme in der Grundsatzabteilung

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